Tarjetas para empleados: qué son, tipos y ventajas

¿Qué son las tarjetas para empleados? 

Las tarjetas para empleados son medios que las empresas pueden utilizar para asignar y administrar determinados beneficios, incentivos o apoyos destinados a sus colaboradores, según el tipo de solución, los recursos pueden utilizarse en categorías o establecimientos definidos y bajo las condiciones establecidas para cada tarjeta.

Su funcionamiento parte de una asignación realizada por la empresa, que determina aspectos como el monto, los colaboradores que recibirán el recurso y la finalidad de la entrega, posteriormente, cada persona puede utilizar el saldo disponible de acuerdo con las características de la tarjeta, lo que facilita centralizar la gestión del beneficio y llevar un mayor seguimiento de las asignaciones realizadas. 

¿Para qué sirven las tarjetas para empleados? 

Las tarjetas para empleados sirven para entregar recursos destinados a diferentes objetivos dentro de una empresa, dependiendo de la solución elegida, pueden utilizarse para apoyar gastos específicos de los colaboradores, entregar beneficios o formar parte de iniciativas de incentivos y reconocimiento.

Entre sus principales usos se encuentran: 

• Apoyar necesidades de alimentación, mediante soluciones destinadas a este tipo de consumo.
• Facilitar gastos relacionados con movilidad, cuando la empresa busca asignar recursos para este propósito.
• Entregar incentivos por objetivos o resultados, de acuerdo con los criterios definidos previamente.
• Reconocer logros o momentos especiales, mediante alternativas que permitan a los colaboradores elegir cómo utilizar el recurso recibido.
• Complementar la propuesta de beneficios de la empresa, incorporando soluciones relacionadas con necesidades específicas de los colaboradores. 

El uso adecuado dependerá del objetivo de cada iniciativa, por eso, antes de elegir una tarjeta es importante definir qué necesidad se busca atender y seleccionar una solución cuyas condiciones correspondan con ese propósito. 

¿Qué tipos de tarjetas para empleados existen? 

Las tarjetas para empleados pueden clasificarse según el propósito para el que la empresa asigna los recursos, algunas están orientadas a cubrir necesidades específicas, mientras que otras pueden utilizarse como parte de programas de incentivos o reconocimiento. 

La elección entre un tipo de tarjeta y otro depende principalmente del objetivo de la empresa, no todas las alternativas tienen las mismas condiciones de uso, cobertura o finalidad, por eso, antes de implementarlas conviene revisar dónde pueden utilizarse, qué gastos permiten realizar y cómo se administran.

Si el objetivo específico es utilizar este recurso como recompensa, puedes conocer cómo funcionan las tarjetas de regalo como incentivo para empleados y en qué casos pueden incorporarse a una estrategia. 

Te recomendamos leer: cómo funcionan las tarjetas de regalo como incentivo para empleados

¿Qué ventajas ofrecen las tarjetas para las empresas? 

Las tarjetas para empleados pueden facilitar la administración de los recursos destinados a beneficios o incentivos, especialmente cuando la empresa necesita realizar asignaciones a diferentes colaboradores y mantener un mayor seguimiento sobre su gestión.

Entre sus principales ventajas para las empresas se encuentran: 

• Facilidad de uso: permiten acceder al beneficio o incentivo mediante un medio diseñado para realizar los consumos correspondientes.
• Opciones para utilizar el recurso: según la tarjeta, los colaboradores pueden acceder a diferentes establecimientos o categorías disponibles.
• Mayor autonomía de elección: algunas soluciones permiten decidir dónde utilizar el saldo dentro de la red o las condiciones establecidas.
• Acceso organizado al beneficio: el recurso asignado queda disponible según las condiciones definidas para la solución.
• Consulta y seguimiento: dependiendo de la tarjeta, es posible consultar información relacionada con el saldo o los movimientos realizados. 

Tarjetas para empleados vs. entregar dinero: ¿qué diferencias existen? 

Entregar recursos mediante una tarjeta y hacerlo directamente en dinero son alternativas diferentes, principalmente por la forma en que la empresa administra la asignación y por las condiciones bajo las cuales los colaboradores pueden utilizarla, la opción adecuada dependerá del objetivo definido y del tipo de beneficio o incentivo. 

Elegir una tarjeta no significa automáticamente que el recurso tenga un tratamiento laboral o tributario diferente al dinero, este análisis depende de la naturaleza del pago, su finalidad y las condiciones en las que se entrega, por eso, cuando exista una implicación laboral o fiscal es recomendable revisar cada caso según la normativa aplicable. 

¿Cómo elegir una tarjeta de beneficios para empleados? 

Para elegir una tarjeta de beneficios para empleados, el primer paso es definir qué necesidad busca atender la empresa, a partir de ese objetivo se pueden comparar las alternativas disponibles y revisar cuáles ofrecen las condiciones más adecuadas tanto para la gestión como para el uso por parte de los colaboradores.

Antes de tomar una decisión, conviene evaluar estos aspectos: 

• Propósito: define si la tarjeta se utilizará para alimentación, movilidad, incentivos, reconocimiento u otro beneficio específico.
• Cobertura: revisa en qué establecimientos o categorías puede utilizarse y si las opciones disponibles son relevantes para los colaboradores.
• Condiciones de uso: verifica vigencia, restricciones, procesos de consulta y demás características asociadas con la solución.
• Facilidad de administración: considera cómo se realizan las asignaciones y qué herramientas tiene la empresa para hacer seguimiento.
• Experiencia del colaborador: evalúa qué tan sencillo resulta consultar y utilizar los recursos disponibles.
• Presupuesto: determina cuánto destinará la empresa y cómo se realizarán las asignaciones según el objetivo de la iniciativa. 

La mejor alternativa no necesariamente será la que tenga más funcionalidades, sino aquella que responda al propósito definido por la empresa y pueda utilizarse de manera práctica por los colaboradores. 

¿Cómo implementar tarjetas para empleados en una empresa? 

Implementar tarjetas para empleados requiere definir previamente para qué se utilizarán, quiénes recibirán los recursos y cómo se administrarán las asignaciones, tener estas condiciones claras facilita la gestión y permite comunicar correctamente a los colaboradores cómo pueden utilizar la solución.

El proceso puede organizarse en cinco pasos: 

1. Define el objetivo: establece qué necesidad atenderá la tarjeta, como alimentación, movilidad, incentivos o reconocimiento.
2. Determina quiénes recibirán la tarjeta: identifica a los colaboradores incluidos y define los criterios de asignación correspondientes.
3. Establece el presupuesto: determina el monto que se asignará y la frecuencia con la que se realizará, cuando aplique.
4. Comunica las condiciones de uso: explica dónde puede utilizarse, cómo consultar el saldo y cuáles son las condiciones relevantes de la solución.
5. Realiza seguimiento: revisa las asignaciones y el funcionamiento de la tarjeta para detectar dudas o ajustes necesarios durante su implementación. 

Una comunicación clara desde el inicio ayuda a que los colaboradores entiendan para qué sirve la tarjeta y cómo utilizarla, mientras que la empresa puede mantener una gestión más organizada de los recursos asignados. 

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¿Las tarjetas para empleados constituyen salario? 

No existe una única respuesta para todas las tarjetas o asignaciones, en Colombia, que un recurso se entregue mediante una tarjeta no determina por sí solo si constituye salario, su tratamiento depende de aspectos como la finalidad del pago, las condiciones de entrega y si corresponde o no a una contraprestación directa por el servicio prestado.

Por esta razón, antes de implementar una tarjeta como parte de un beneficio o incentivo, la empresa debe revisar la naturaleza de la asignación y las condiciones aplicables a cada caso. Si quieres profundizar en esta diferencia, consulta qué pagos no constituyen salario en Colombia y los criterios que deben considerarse para identificarlos. 

¿Cómo funciona Pluxee Premium para empresas y colaboradores? 

Pluxee Premium es una tarjeta de regalo para empresas diseñada para entregar incentivos, premios y reconocimientos a colaboradores, también puede utilizarse en fechas especiales o como parte de programas definidos por la organización.

Para los colaboradores, una de sus principales ventajas es la posibilidad de elegir cómo utilizar su incentivo según sus preferencias, Pluxee Premium es aceptada en más de 42.700 comercios aliados y más de 3.000 marcas en Colombia, con opciones en categorías como vestuario, tecnología, gastronomía, salud y hogar.

Para la empresa, Pluxee Premium permite contar con una misma solución para diferentes iniciativas de incentivos y reconocimiento, mientras que los colaboradores reciben alternativas de uso que no se limitan a una sola categoría o establecimiento.

¿Quieres incorporar una alternativa de este tipo en tu empresa? Conoce Pluxee Premium y encuentra una solución para reconocer e incentivar a tus colaboradores.