Política de Uso de Datos

1. Preámbulo

En Pluxee Colombia S.A.S. (en adelante, "la Compañía" o "Pluxee"), protegemos su privacidad como un derecho fundamental. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, adoptamos la presente política de tratamiento de información para garantizar que sus datos personales sean tratados con seguridad, legalidad y transparencia.

Esta política aplica a todos los datos personales de naturaleza pública o privada que sean recolectados, almacenados o utilizados por Pluxee en el desarrollo de nuestras actividades comerciales, misionales y de apoyo de acuerdo a su objeto social.

Para ello, la Compañía pone a disposición de los Titulares de Datos Personales (los “Titulares”) la presente Política de Uso de Datos (la “Política"), que tiene como fundamento lo siguiente:

Que los Titulares conozcan las formas de Tratamiento y las finalidades a las que serán sometidos sus Datos Personales, al otorgar su consentimiento previo, libre, informado y expreso.
Que los Titulares conozcan los derechos que les asisten y la forma de ejercerlos.
Que los Titulares conozcan las prácticas y políticas de la Compañía en materia de protección de Datos Personales, para lo cual se han establecido e implementado una serie de procesos y responsables cuyo propósito es garantizar los derechos de los Titulares.

2. Responsable del Tratamiento

PLUXEE COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 800.219 876-9, sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., es una compañía cuya actividad principal consiste en diseñar, emitir, comercializar, administrar y operar soluciones, productos y servicios destinados a la gestión de beneficios, incentivos y experiencias para colaboradores, consumidores y comercios aliados.

Dichas soluciones incluyen, entre otros: medios de pago; tarjetas físicas y virtuales, plataformas tecnológicas, aplicaciones móviles y herramientas de gestión empresarial, a través de las cuales la Compañía facilita la entrega, procesamiento y uso de beneficios e incentivos, así como la realización de transacciones y operaciones relacionadas con sus servicios.

Los productos y servicios de la Compañía son distribuidos y utilizados por empresas privadas, entidades públicas, comercios y otros actores, para la administración de beneficios de sus colaboradores, la fidelización de usuarios y programas similares.

El Responsable del Tratamiento ha puesto a disposición de los titulares el correo electrónico privacy.co@pluxeegroup.com para el ejercicio de sus derechos

3. Alcance de la Política

Todo Tratamiento que se lleve a cabo en Colombia por parte de la Compañía, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a o relacionada con el Tratamiento, de los cuales la Compañía es responsable, estará sometido a esta Política. La Política también aplicará a terceras partes, en Colombia o en el Exterior, con quienes la Compañía suscriba contratos de transmisión de Datos Personales, con el fin de que tales terceros se obliguen a cumplir lo que les corresponde en materia de protección de Datos Personales, según lo establecido en esta Política y la legislación aplicable.

4. Definiciones Principales

Los términos utilizados en mayúsculas tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia se modifique en el tiempo.

Término	Definición
Autorización	Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
Autorizado	Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía que, por virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
Dato Personal	Cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible	Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado	Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Legitimados	Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como, el Titular, acreditando su identidad por los medios que tenga a su disposición; los causahabientes que acrediten esa calidad; el representante y/o apoderado acreditándose mediante apoderamiento o representación legal; los representantes de menores de edad Titulares y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados.
Responsable	Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales. En la presente Política Responsable significa PLUXEE COLOMBIA S.A.S.
Titular	Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento
Transferencia	Es el Tratamiento que implica el envío de los Datos Personales a un receptor, que es a su vez Responsable, pudiendo encontrarse dentro o fuera del país.
Transmisión	Es el Tratamiento que implica el envío los Datos Personales a un receptor que actúa en calidad de Encargado, pudiendo encontrarse dentro o fuera del país. En la Transmisión el Encargado actuará de acuerdo con la política y las instrucciones del Responsable.
Tratamiento	Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Tratamiento y Finalidades

El Tratamiento a realizar en el marco de la Política por parte de Pluxee, los Encargados y Autorizados, será realizado únicamente para las finalidades que se señalan a continuación:

Tratamiento	Finalidad	Base Legal
Obligaciones Legales y Litigios	Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables, corporativas, comerciales y de registro ante autoridades competentes, incluyendo la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y la defensa legal en litigios.	Obligación Legal
Administración de Proveedores	Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.	Obligación Legal y Consentimiento
Ejecución del Objeto Social	Ejecutar el objeto social de la Compañía y cumplir las obligaciones derivadas de los contratos con clientes, beneficiarios y comercios aliados, incluyendo el soporte técnico y operativo.	Ejecución Contractual
Mercadeo y Ofertas Directas	Realizar actividades de mercadeo, prospección comercial y envío de ofertas personalizadas sobre productos propios o de aliados, a través de canales directos.	Consentimiento
Estudios y Perfiles de Consumo	Elaborar estudios de mercado y estadísticos, análisis de tendencias y perfiles de consumo, así como encuestas de satisfacción para la mejora continua de los servicios de la Compañía.	Consentimiento
Tecnología y Continuidad del Negocio	Administrar la infraestructura tecnológica de la Compañía, garantizando la custodia, seguridad, integridad y disponibilidad de las bases de datos y la continuidad del negocio.	Obligación Legal
Transmisión y Transferencia de Datos Personales	La Transmisión y/o Transferencia de Datos Personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.	Ejecución Contractual y Consentimiento
Salud Ocupacional	Tratar datos de salud en el marco de los programas de salud ocupacional, gestión de emergencias o cumplimiento de requisitos legales laborales, garantizando el carácter facultativo de su entrega por ser datos sensibles.	Consentimiento y Obligación Legal
Gestión Laboral y Nómina	Gestionar la relación laboral y de seguridad social, incluyendo procesos de reclutamiento, nómina, capacitación, bienestar, evaluación de desempeño y expedición de certificaciones.	Consentimiento y Obligación Legal
Prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo	Realizar actividades de prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo la consulta en listas restrictivas y bases de datos públicas o privadas relacionadas con riesgos financieros, y el monitoreo transaccional de los productos.	Consentimiento y Obligación Legal
Soporte a Beneficiarios	Gestionar el registro, activación, uso y soporte de los servicios por parte de los beneficiarios finales de los productos de Pluxee, incluyendo la administración de saldos, transacciones y seguridad de las cuentas.	Ejecución Contractual
Seguridad y Videovigilancia	Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la Compañía mediante sistemas de videovigilancia y control de acceso físico.	Consentimiento
Gestión de PQRS	Gestionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) presentadas por los titulares de los datos ante la Compañía, de acuerdo con la normativa de protección al consumidor y Habeas Data.	Obligación Legal y Ejecución Contractual
Geolocalización	Tratar datos de geolocalización para facilitar al usuario la ubicación de comercios aliados y mejorar la experiencia de uso de las aplicaciones móviles de la Compañía.	Consentimiento
Relación con Comercios Afiliados	Gestionar la relación contractual y operativa con los comercios afiliados, incluyendo el proceso de redención de beneficios, pagos y auditoría de transacciones.	Ejecución Contractual
Cookies	Implementar y gestionar el uso de cookies con el fin de garantizar el funcionamiento técnico de las plataformas, recordar preferencias de usuario, realizar análisis estadísticos sobre el comportamiento de navegación y desplegar publicidad personalizada basada en intereses y perfiles de consumo.	Consentimiento
Alianzas y Co-branding	Gestionar, ejecutar y monitorear alianzas comerciales con terceros para el desarrollo de programas de co-branding, beneficios cruzados y ecosistemas digitales que generen valor agregado a la Compañía.	Consentimiento
Responsabilidad Social Corporativa	Desarrollar programas de Responsabilidad Social Corporativa y proyectos sociales, permitiendo el contacto con Titulares, la medición del impacto social de la Compañía y el cumplimiento de reportes de sostenibilidad (ESG).	Consentimiento
Gestión de Potestad Disciplinaria Laboral	Tratamiento de información relacionada con presuntos incumplimientos de obligaciones laborales, recaudo de material probatorio y conducción de diligencias de descargos para garantizar el debido proceso y la aplicación de sanciones conforme al Reglamento Interno de Trabajo.	Consentimiento y Ejecución Contractual
Gestión de Estructura Corporativa y Representación	Almacenamiento y actualización de datos de identificación, contacto y perfiles profesionales de accionistas, miembros de junta directiva, representantes legales y apoderados, para la gestión de actas, asambleas, procesos de debida diligencia corporativa, otorgamiento de poderes y reportes ante entidades de supervisión y control.	Obligación Legal y Consentimiento
Gestión de cobro y consulta de comportamiento crediticio	Gestión de cobro y consulta y reporte ante centrales de información financiera habilitadas por la Superintendencia Financiera, o quién haga sus veces, para la evaluación de riesgo crediticio y el reporte de novedades por incumplimiento de obligaciones de pago.	Consentimiento y Ejecución Contractual
Analisis de data y archivo	Fines estadísticos e históricos tanto para el archivo de la información como para la aplicación de análisis de datos.	Consentimeinto

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, mediante el tratamiento realizado por el Responsable, los Encargados y/o Autorizados, se aplicarán de manera armónica e integral los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso, seguridad y confidencialidad, conforme al Art. 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

Acceso y Conocimiento: Derecho a solicitar, de forma gratuita, información sobre si sus datos están siendo tratados y conocer el detalle de dicho tratamiento.
Actualización y Rectificación: Derecho a solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Prueba de la Autorización: Derecho a solicitar copia de la autorización otorgada a Pluxee, salvo cuando la ley exceptúe dicho requisito.
Información sobre el Tratamiento: Derecho a ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Revocatoria y Supresión: Derecho a solicitar la eliminación de sus datos o revocar su autorización cuando considere que no se están respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Quejas ante la Autoridad: Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa de protección de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares y/o Legitimados podrán ejercer sus derechos de acuerdo al procedimiento del acápite “Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares” de la presente Política.

7. Datos Sensibles

Como regla general Pluxee no recopila Datos Sensible, sin embargo, es posible que estos datos sean requeridos para finalidades específicas y estrictamente indispensables. Para ello Pluxee solicitará el consentimiento previo, expreso e informado, identificando (además de los requisitos generales) los datos categorizados como sensibles y el carácter facultativo y opcional del Titular de otorgar el consentimiento.

De acuerdo al artículo 6to de la ley 1581 de 2012, la Autorización no será requerida en los siguientes casos:

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre y cuando se adopten medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Estas disposiciones también serán aplicables de cara al Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, teniendo en cuenta a los Legitimados para otorgar la respectiva Autorización, y las disposiciones especiales sobre Tratamiento de Datos Personales de menores de edad de la legislación colombiana.

8.Transferencia y Transmisión de Datos Personales

La Compañía forma parte de un grupo internacional bajo la marca Pluxee (el "Grupo Pluxee"). Existe la posibilidad de realizar transferencias de sus Datos Personales dentro o fuera del grupo Pluxee.

Dentro del Grupo Pluxee

La seguridad y confidencialidad de sus Datos Personales es de gran importancia para nosotros y para las demás entidades del grupo Pluxee. Por este motivo, restringimos estrictamente el acceso a sus Datos Personales a los miembros de nuestro personal y únicamente en la medida en que sea estrictamente necesario para tratar sus Datos Personales o prestar los servicios requeridos para el servicio. Nos aseguramos de que las personas autorizadas para tratar los Datos Personales se hayan comprometido a mantener la confidencialidad de cara al Tratamiento de sus Datos Personales.

La ley colombiana prohíbe la Transferencia a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los de la legislación colombiana. Esta prohibición tiene unas excepciones, dentro de las cuales se destaca el consentimiento expreso de los Titulares.

Para dichas transferencias, Pluxee International y las entidades del Grupo Pluxee han implementado las salvaguardas apropiadas de conformidad con las leyes y normas de Protección de Datos pertinentes.

Fuera del Grupo Pluxee

No divulgaremos sus Datos Personales a terceros no autorizados. No obstante, podremos compartir sus Datos Personales con proveedores de servicios autorizados a los que podamos recurrir para las Finalidades anteriormente referidas, de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables.

Todos los terceros proveedores de servicios a los que hayamos divulgado y transmitido sus Datos Personales han sido contratados bajo un acuerdo de confidencialidad y de tratamiento de datos con la Compañía o con Pluxee International, en virtud del cual dicho tercero podrá actuar únicamente bajo las instrucciones de Pluxee o del Grupo Pluxee. Así mismo, Pluxee se asegurará de que éstos proveedores proporcionan un nivel adecuado de protección para sus Datos Personales, incluidas las medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas

Asimismo, podremos compartir sus Datos Personales (i) si la ley o un procedimiento legal así nos lo exige, (ii) en respuesta a una solicitud de una autoridad pública.

9. Área responsable de la Protección de Datos Personales

Pluxee ha encargado de la atención de consultas, solicitudes, peticiones y quejas relacionadas con Datos Personales al Oficial de Protección de Datos perteneciente al área legal de la Compañía.

Los datos de contacto a través del cual el Titular podrá remitir solicitudes y consultas sobre sus Datos Personales son:

Correo electrónico privacy.co@pluxeegroup.com
Cargo: Oficial de Protección de Datos (área legal)

10. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares

10.1. Consultas

El Titular o Legitimado podrá formular consultas sobre sus Datos Personales de manera virtual a través del correo electrónico privacy.co@pluxeegroup.com.

Pluxee dará respuesta al Titular o Legitimado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía, siempre y cuando se acredite la identidad y capacidad del remitente. En los casos en que no se acredite la identidad o legitimidad del interesado, se responderá en el mismo periodo dando la opción al solicitante de demostrar su capacidad e identidad mediante la remisión de documentación adicional dentro de los dos (2) meses siguientes. Si el solicitante no remite la información solicitada en dicho periodo, se dará por desistida la solicitud.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) días hábiles siguientes, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por Pluxee.

10.2. Reclamos

El Titular o el Legitimado podrá formular reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Compañía.

El reclamo deberá ser presentado de la siguiente forma:

Deberá remitir un correo electrónico a privacy.co@pluxeegroup.com.
Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:

La identidad del Titular o el Legitimado. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales, según sea el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al área legal de la misma al correo electrónico privacy.co@pluxeegroup.com, dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Vigencia

Esta Política empezó a regir en abril 2014, fue actualizada en abril 2016, en julio de 2024 y en marzo de 2026. Los Datos Personales objeto del Tratamiento permanecerán en la base de datos de la Compañía durante el tiempo que sea necesario para el desarrollo de las Finalidades para las cuales fueron recolectados. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las Finalidades del Tratamiento.