Gastos administrativos: ejemplos y cómo gestionarlos

En este sentido, estos gastos, si bien no se vinculan directamente con las ventas o la producción, sirven para que una empresa funcione. En caso contrario, por ejemplo, podría no cumplir con su planeación tributaria o tomar decisiones estratégicas con claridad. 

Así que, si buscas evitar pérdidas y aumentar la rentabilidad, es necesario controlar los gastos operacionales de administración. ¡Esto es lo que puede hacer la diferencia entre una organización con eficiencia! Si te interesa saber más detalles sobre estos gastos, sigue leyendo.

¿Qué son los gastos administrativos?

Si te preguntas qué son los gastos administrativos, se trata de desembolsos que están relacionados con el normal funcionamiento de la compañía. Como bien indicamos, no están directamente relacionados con la fabricación de un producto o el ofrecimiento de un servicio. Sin embargo, son igual de importantes. 

¿Qué incluyen, entonces? Abarcan desde el alquiler de oficinas, el pago de los servicios públicos, los impuestos, la contratación de asesorías externas hasta los salarios del personal administrativo. Porque claro: hay varios costos fijos y variables que se necesitan para que todo funcione bien. 

Podrías creer que los gastos administrativos no pueden eliminarse por completo. Y, si bien es cierto que no podrías eliminarlos, esto no significa que no puedan optimizarse. Seguramente, hay más de un gasto que estés haciendo que podría desaparecer o mejorarse sin que esto afecte el funcionamiento diario. 

Y ahí está la clave: cualquier compañía que aspire a crecer debe cumplir con sus obligaciones tributarias, por ejemplo, pero sin tener gastos innecesarios. Mientras más transparencia exista, mayor capacidad de decisión sobre los mismos habrá.  

Además, esto facilita el cumplimiento de requisitos como la declaración de renta en Colombia, donde un control riguroso de gastos puede representar una gran ventaja fiscal. 

30 ejemplos de gastos administrativos

Ahora bien, ¿cuáles son los gastos administrativos de una empresa más comunes? A continuación, tendrás una lista clara con 30 ejemplos: 

1. Servicios de limpieza de oficinas.

2. Servicios públicos: el agua, la luz o el gas.

3. Sueldos del personal administrativo (ej.: personal de seguridad).

4. Alquiler de las oficinas o los espacios administrativos.

5. Impuestos relacionados con las propiedades.

6. Material de oficina: las carpetas, hojas, lápices, entre otros.

7. Suscripciones a diferentes plataformas, como software administrativo.

8. Servicios de consultoría de índole legal y contable.

9. Capacitaciones del personal.

10. Licencias de funcionamiento.

11. Reparación de equipos de tecnología.  

12. Comisiones bancarias.

13. Botiquines de primeros auxilios.

14. Servicio de atención a proveedores.

15. Gastos de refrigerios en las oficinas.

16. Servicios de transporte para el personal.

17. Servicios de mensajería.

18. Mantenimiento de equipos e instalaciones, por ejemplo: el aire acondicionado.

19. Gastos postales.

20. Gastos de transporte (ej.: material de trabajo o personal).

21. Uniformes o vestimenta de todo el personal administrativo.

22. Gastos de eventos internos, como las celebraciones corporativas.

23. Actualizaciones de licencia de software.

24. Gastos de regalos corporativos, por ejemplo: los obsequios que se dan a clientes.

25. Bonos por cumplimiento de objetivos.

26. Internet y telefonía móvil para colaboradores.

27. Pago de seguros para empleados.

28. Decoración de oficinas: plantas, pancartas, cuadros decorativos, etc.

29. Impresión de material institucional.

30. Servicio de wifi en las oficinas. 

Controla los gastos administrativos con Pluxee Gastos

No solo se trata de tener claro cuáles son los gastos de administración. En realidad, las empresas que identifican, clasifican y optimizan los egresos administrativos pueden tomar mejores decisiones. Claro, sin que esto suponga una disminución en la calidad de las responsabilidades diarias.

Lo mejor de todo es que, en la actualidad, hay varios recursos para gestionarlos eficientemente. Uno de ellos es Pluxee Gastos, una solución digital y moderna que permite adaptarse a diferentes modelos de trabajo (presencial, híbrido o remoto).  

Esta solución también facilita el cumplimiento de normas de legislación laboral relacionadas con la asignación justa de recursos. Al fin y al cabo, garantiza transparencia y equidad entre los distintos colaboradores. 

¿Por qué Pluxee Gastos mejora la gestión de gastos administrativos? 

Básicamente, se trata de una solución para mejorar y simplificar los procesos contables y financieros, con total transparencia y trazabilidad. Algunas funcionalidades que destacan son las siguientes: 

• Control de presupuesto 100 % eficiente: hay una configuración de límites según diferentes variables. Por ejemplo, área, proyecto o gasto. En este sentido, evitarás toda clase de desviaciones que afecten a tu presupuesto y que pongan en peligro tus objetivos financieros.
• Recursos estratégicamente asignados: los fondos se pueden distribuir de la mejor manera. Todo el control lo tendrás centralizado en un solo lugar, para que cada negocio reciba lo que necesite. Y esto es clave para optimizar los gastos administrativos.
• Monitoreo en tiempo real de los gastos: para un seguimiento continuo, es posible visualizar en qué se gasta. Olvídate de costos administrativos que no conozcas. Al tener una buena trazabilidad, podrás evaluar todo en vivo. Sin sorpresas ni desembolsos no planificados.  
• Procesos automatizados: también podrás mejorar el ciclo de aprobación de estos gastos. ¡Ya no tienen que ser manuales! Por esta razón, los errores humanos disminuyen, mientras se cumple con las regulaciones y políticas internas de la compañía.  
• Información y reportes detallados: finalmente, querrás saber si todo está saliendo bien, ¿verdad? Pues esto es algo que te aporta Pluxee Gastos. Puedes obtener reportes periódicos para saber cómo se gasta o qué  optimizar, por ejemplo.