Declaración de Protección de Datos de Pluxee

Su privacidad es muy importante para Pluxee Group. Nosotros, Pluxee Colombia, hemos elaborado esta Declaración de protección de datos para que usted comprenda cómo y por qué recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos, transmitimos, transferimos, eliminamos o procesamos de cualquier otra forma (en conjunto, «tratamos») sus datos personales. Esta Declaración describe además las medidas que tomamos para garantizar la protección de sus datos personales. También le indicaremos cómo puede ponerse en contacto con nosotros para responder a cualquier pregunta o solicitud que pueda tener sobre la protección de datos.

¿Cuál es el alcance de esta Declaración de Protección de Datos?

Alcance territorial

La Declaración se aplica a las actividades globales llevadas a cabo en todas las áreas geográficas en las que operamos bajo la marca «Pluxee» (en adelante, denominadas conjuntamente «Pluxee») en la medida en que sean de aplicación las leyes europeas de protección de datos, entre las que se encuentra el Reglamento General de Protección de Datos (o «GDPR»), o leyes locales como la ley 1581 de 2012 y normas afines.

Alcance material

Esta Declaración se aplica al tratamiento de Datos Personales realizado por Pluxee Colombia, en calidad de Responsable del Tratamiento. Los datos personales se recopilan directa o indirectamente a través de sus entidades Pluxee, de todas las personas, incluyendo, entre otras, los solicitantes de empleo actuales, pasados o potenciales de Pluxee, empleados, clientes, consumidores, comerciantes, afiliados, proveedores, contratistas, accionistas o cualquier tercero, definiéndose «datos personales» como cualquier dato relacionado con una persona identificada o identificable o una persona que pueda ser identificada por medios que sea razonablemente probable que se utilicen.

Este documento tiene un alcance general y puede complementarse con políticas o avisos de privacidad más específicos, dependiendo, por ejemplo, del tipo de actividades de tratamiento, la ubicación de las actividades de tratamiento o la entidad de Pluxee que controla sus datos personales.

¿Cómo se recopilarán y tratarán sus datos personales?

Cumplimiento de las leyes europeas de protección de datos y cualquier ley local adicional relativa a la protección de datos.

Nos comprometemos a cumplir con cualquier legislación aplicable en materia de datos personales y nos aseguraremos de que los datos personales se recopilen y traten de conformidad con los lineamientos de las leyes europeas de protección de datos y dando cumplimiento a las normas locales aplicables.

¿Sobre qué base legal se procesan sus datos personales?

No recopilamos ni procesamos datos personales sin tener una razón legítima para hacerlo. Es posible que tengamos que recopilar y procesar sus datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento de un contrato en el que usted sea parte, cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que estemos sujetos o, cuando sea necesario, con su consentimiento previo. También podemos recopilar y procesar sus datos personales para los intereses legítimos de Pluxee, excepto cuando dichos intereses se vean anulados por sus intereses o derechos y libertades fundamentales.

Al recopilar y tratar sus datos personales, le proporcionaremos un aviso informativo justo y completo o una declaración de privacidad sobre quién es el responsable del tratamiento de sus datos personales, con qué fines se tratan sus datos personales, quiénes son los destinatarios, cuáles son sus derechos y cómo ejercerlos, etc., a menos que sea imposible o requiera un esfuerzo desproporcionado.

Cuando lo exija la legislación aplicable, solicitaremos su consentimiento previo (por ejemplo, antes de recopilar cualquier dato personal sensible).

¿Cuál es la finalidad del tratamiento de sus datos personales?

Sus datos personales siempre se recopilan con fines específicos, explícitos y legítimos, y no se procesan posteriormente de manera incompatible con dichos fines.

Cuando una entidad del Grupo Pluxee actúa por cuenta propia, sus datos personales se procesan principalmente, entre otros, con los siguientes fines:

contratación y gestión de recursos humanos,
contabilidad,
gestión financiera y no financiera, control, auditoría, informes y comunicación,
gestión de tesorería e impuestos,
gestión de riesgos,
gestión del entorno de salud y seguridad de los empleados,
suministro de identidades digitales y servicios tecnológicos y de TI,
gestión de la seguridad de la información,
garantía de la seguridad de los activos y las instalaciones, gestión de las relaciones con los clientes, incluida la facturación y el pago, servicio de atención al cliente,
gestión de suministros,
gestión de licitaciones, ventas y marketing,
gestión de la comunicación interna y externa y de eventos,
operaciones de análisis de datos,
cumplimiento de las obligaciones contra el lavado de activos o cualquier otro requisito legal, gestión jurídica de la empresa,
gestión de asuntos públicos y RSC («responsabilidad social corporativa»),
implementación de procesos y programas de ética y cumplimiento.

¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Pluxee mantendrá los datos personales que se procesan precisos y, cuando sea necesario, actualizados. Además, solo conservaremos los datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines para los que se han recopilado. El periodo de almacenamiento podrá ampliarse cuando sus Datos personales sigan siendo necesarios para cumplir con cualquier requisito legal, contable o de información y, cuando sea necesario para que Pluxee pueda hacer valer o defenderse de reclamaciones legales, hasta el final del periodo de conservación pertinente o hasta que se hayan resuelto las reclamaciones en cuestión. Si desea obtener más información sobre nuestros periodos de conservación específicos para sus Datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos en privacy.co@pluxeegroup.com

Una vez expirado el periodo de conservación aplicable, destruiremos de forma segura sus datos personales de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables.

¿Cómo mantenemos la seguridad y confidencialidad de sus datos personales?

Implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos Personales contra la alteración o pérdida accidental o ilícita, o contra el uso, la divulgación o el acceso no autorizados, de conformidad con los principios de seguridad de los sistemas.

Tomamos, cuando procede, todas las medidas razonables basadas en los principios de privacidad desde el diseño y privacidad por defecto para implementar las salvaguardias necesarias y proteger el tratamiento de los Datos Personales. También llevamos a cabo, en función del nivel de riesgo que plantee el tratamiento, una Evaluación de Impacto sobre Privacidad («PIA») para adoptar las salvaguardias adecuadas y garantizar la protección de los Datos Personales. También proporcionamos salvaguardias de seguridad adicionales para los datos considerados Datos Personales sensibles.

¿Quién puede tener acceso a sus datos personales?

Compartimos sus datos personales en las siguientes circunstancias:

con los equipos de Pluxee Colombia para los fines descritos en las políticas aplicables;
con entidades que trabajan con Pluxee Colombia bajo la misma marca «Pluxee» (denominadas generalmente «entidades del Grupo Pluxee» o «entidades Pluxee»);
con terceros, incluidos determinados proveedores de servicios que hemos contratado en relación con los fines descritos en esta política y los servicios que prestamos;
con empresas que prestan servicios de verificación de lavado de activo y financiación del terrorismo y otros fines de prevención del fraude y la delincuencia, y con empresas que prestan servicios similares, incluidas las instituciones financieras y los organismos reguladores con los que se comparten dichos Datos personales;
con autoridades judiciales, autoridades policiales, reguladores, funcionarios gubernamentales o abogados u otras partes cuando sea razonablemente necesario para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de una reclamación legal o equitativa, o para los fines de un proceso confidencial de resolución alternativa de litigios;
con proveedores de servicios con los que colaboramos dentro o fuera de Pluxee, a nivel nacional o internacional, por ejemplo, centros de servicios compartidos, para tratar datos personales para cualquiera de los fines enumerados anteriormente en nuestro nombre y de acuerdo con nuestras instrucciones únicamente;
si vendemos o compramos cualquier negocio o activo, en cuyo caso podemos divulgar sus datos personales al posible vendedor o comprador de dicho negocio o activo al que cedamos o novemos cualquiera de nuestros derechos y obligaciones.

¿Se transferirán sus datos personales fuera de la UE/EEE?

La legislación europea en materia de protección de datos no permite la transferencia de datos personales a terceros países fuera del Espacio Económico Europeo («EEE») que no garanticen un nivel adecuado de protección de datos. Algunos de los terceros países en los que Pluxee opera fuera del EEE no ofrecen el mismo nivel de protección de datos que el país en el que usted reside y no están reconocidos por la Comisión Europea como países que ofrecen un nivel adecuado de protección de los derechos de privacidad de los datos de las personas.

Para las transferencias de sus datos personales a dichos países, ya sea a entidades dentro o fuera del Grupo Pluxee, Pluxee Colombia y las entidades de Pluxee han establecido las garantías adecuadas para proteger sus datos personales. Se le proporcionará más información sobre cualquier transferencia de sus datos personales fuera de Europa en el momento de la recopilación de sus datos personales a través de las políticas o avisos de privacidad correspondientes.

Para obtener más información, incluida una copia de los documentos utilizados para proteger su información, póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos en privacy.co@pluxeegroup.com.

¿Cuáles son sus derechos en relación con sus datos personales y cómo puede ejercerlos?

Pluxee Colombia y las entidades de Pluxee se comprometen a garantizar la protección de sus derechos en virtud de las leyes de protección de datos aplicables. A continuación, encontrará una tabla que resume sus diferentes derechos:

Derechos	Descripción de sus derechos
Derecho de acceso y rectificación	Puede obtener toda la información indicada en el artículo 15 del RGPD y/o solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted. También puede solicitar la rectificación de los datos personales inexactos o que se completen los datos personales incompletos.
Derecho de supresión	Su derecho al olvido le permite solicitar la supresión de sus datos personales en los siguientes casos: los datos ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados; usted decide retirar su consentimiento; usted se opone al tratamiento de sus datos personales; sus datos personales han sido tratados de forma ilícita; existe la obligación legal de suprimir sus datos personales;
Derecho a la limitación del tratamiento	Puede solicitar que se restrinja el tratamiento de sus datos personales en los siguientes casos: si impugna la exactitud de sus datos personales; si ya no necesitamos sus datos personales para los fines del tratamiento; si se ha opuesto al tratamiento por motivos legítimos. si el tratamiento de sus datos personales es ilícito y prefiere que se restrinja su uso en lugar de su supresión.
Derecho de portabilidad	Puede solicitar, cuando corresponda, la portabilidad de los Datos personales que nos ha proporcionado, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, y tiene derecho a transmitir estos datos a otro Responsable del tratamiento sin impedimentos por nuestra parte cuando: el tratamiento de sus Datos personales se base en su consentimiento o en un contrato; y el tratamiento se lleve a cabo por medios automatizados. También puede solicitar que sus Datos personales se transmitan a un tercero de su elección (cuando sea técnicamente posible).
Derecho a oponerse al tratamiento	Usted puede oponerse (es decir, ejercer su derecho a «excluirse») al tratamiento de sus Datos personales, en particular en relación con la elaboración de perfiles o las comunicaciones de marketing. Cuando tratamos sus Datos personales sobre la base de su consentimiento, usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas	Tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que le afecte legalmente o le afecte de manera significativa.
Derecho a presentar una reclamación	Puedes optar por presentar una reclamación ante la Autoridad de Control de Protección de Datos del país de tu residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción, independientemente de que hayas sufrido daños. También tienes derecho a presentar tu reclamación ante los tribunales donde la entidad Pluxee tenga un establecimiento o donde tengas tu residencia habitual.
Derecho a retirar el consentimiento	En los casos en los que haya dado su consentimiento específico para la recopilación, el tratamiento y la transferencia de su información personal con un fin concreto, tiene derecho a retirar su consentimiento para ese tratamiento específico en cualquier momento. Cuando dé su consentimiento, normalmente se le indicará el método para retirarlo. Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de tratar su información para el fin o fines que usted aceptó originalmente, a menos que tengamos otra base legítima para hacerlo según la ley.

Para ejercer estos derechos Usted puede:

Puede plantear consultas o reclamaciones al responsable local de privacidad por correo electrónico a privacy.co@pluxeegroup.com o por correo postal a la dirección Autopista Norte 114-44 Piso 4, Bogotá, Colombia.

Normalmente no se requiere el pago de ninguna tasa.

No tendrá que pagar ninguna tasa para acceder a sus datos personales (ni para ejercer cualquiera de los demás derechos). No obstante, podremos cobrarle una tasa razonable si su solicitud de acceso es claramente infundada o excesiva. Alternativamente, podremos negarnos a cumplir con la solicitud en tales circunstancias.

Lo que podemos necesitar de usted

Es posible que necesitemos solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y garantizar su derecho a acceder a la información (o a ejercer cualquiera de sus otros derechos). Se trata de otra medida de seguridad adecuada para garantizar que los datos personales no se revelen a ninguna persona que no tenga derecho a recibirlos.

Derechos de privacidad adicionales en virtud de las leyes locales de protección de datos aplicables.

Es posible que tenga derechos de privacidad adicionales en virtud de las leyes de protección de datos aplicables en el país en el que opera la entidad de Pluxee que le presta los servicios. Para obtener más información sobre estos derechos de privacidad adicionales, si los hubiera, y sobre cómo hacerlos valer, consulte la Declaración de protección de datos y/o las políticas o avisos de privacidad locales.

Para obtener más detalles, consulte la Política de Gestión de Derechos de Protección de Datos de Pluxee Colombia.

¿Tendremos que modificar esta declaración?

Podemos actualizar esta Declaración periódicamente a medida que cambien nuestros negocios o los requisitos legales. Si realizamos cambios significativos en esta Declaración, publicaremos un aviso en nuestro sitio web cuando los cambios entren en vigor y, cuando sea apropiado, le enviaremos una comunicación directa sobre el cambio.

¿Cómo contactarnos?

Si tiene alguna pregunta, comentario o solicitud en relación con esta Declaración, puede enviarlos al responsable de protección de datos del Grupo a la dirección privacy.co@pluxeegroup.com.