30 gastos administrativos para controlar en tu empresa 2026

7 min de lectura

27 Julio 2026

Controlar los gastos administrativos es mucho más que registrar pagos en una hoja de cálculo; cada arriendo, licencia de software, viático o asesoría impacta directamente el presupuesto de la empresa. Saber cuáles son, cómo clasificarlos y dónde suelen concentrarse permite tomar mejores decisiones financieras y evitar sobrecostos que muchas veces pasan desapercibidos.

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son todos los desembolsos necesarios para mantener el funcionamiento de una empresa, aunque no estén relacionados de forma directa con la producción o la prestación del servicio; aquí se incluyen conceptos como salarios del personal administrativo, arriendo de oficinas, servicios públicos, licencias de software, papelería, asesorías profesionales y viáticos.

Controlarlos permite conocer en qué se está utilizando el presupuesto, detectar gastos que pueden reducirse y tomar decisiones financieras con mayor respaldo; además, diferenciarlos de los costos de producción facilita la elaboración de presupuestos, mejora el análisis contable y ayuda a mantener una operación más rentable a medida que la empresa crece.

30 gastos administrativos que toda empresa debería controlar

Categoría	Gastos administrativos	Benchmark de referencia*	Recomendación de control
Personal y nómina administrativa	1. Salarios administrativos 2. Prestaciones sociales 3. Aportes a seguridad social 4.Capacitación del personal 5.Bienestar e incentivos 6.Reclutamiento y selección	40% - 60%	Revisar periódicamente la nómina y compararla con el presupuesto.
Servicios y arriendos	7. Arriendo de oficinas 8.Energía eléctrica 9. Agua 10.Internet 11.Telefonía fija y móvil 12.Servicios de aseo y vigilancia	15% - 25%	Controlar vencimientos de contratos y monitorear el consumo.
Software y tecnología	13. ERP y software contable 14. CRM 15. Licencias de productividad 16. Ciberseguridad 17.Equipos de cómputo 18. Mantenimiento tecnológico	8% - 15%	Auditar licencias activas y eliminar herramientas sin uso.
Viáticos y movilidad	19.Transporte terrestre 20.Combustible 21.Peajes 22.Parqueaderos 23.Hospedaje 24.Alimentación en viajes	5% - 12%	Definir políticas, topes de gasto y mecanismos de aprobación.
Papelería y consumibles	25.Papelería 26.Suministros de impresión 27.Cafetería 28.Otros consumibles	1% - 3%	Revisar niveles de consumo y consolidar pedidos periódicamente.
Asesorías externas	29.Honorarios contables 30.Honorarios jurídicos y de consultoría	5% - 10%	Revisar alcance, frecuencia y resultados de cada servicio contratado.

*Los porcentajes son rangos de referencia comunes en el mercado y pueden variar según el tamaño de la empresa, la industria y el modelo de operación.

Personal y nómina administrativa

Esta suele ser la categoría con mayor peso dentro de los gastos administrativos, ya que incluye salarios, prestaciones sociales, aportes a seguridad social, procesos de selección, capacitación y programas de bienestar; un seguimiento periódico permite identificar incrementos fuera de presupuesto y evaluar si la estructura administrativa sigue siendo eficiente para el tamaño de la empresa.

Servicios y arriendos

El arriendo de oficinas, los servicios públicos, la conectividad, la telefonía y los servicios generales representan gastos fijos que pueden pasar desapercibidos con el tiempo, por lo que revisar contratos, consumos y proveedores de forma periódica ayuda a encontrar oportunidades de ahorro sin afectar la operación.

Software y tecnología

Las empresas dependen cada vez más de herramientas digitales para gestionar sus procesos, aunque también es frecuente mantener licencias sin uso, aplicaciones duplicadas o equipos que ya no responden a las necesidades del negocio; auditar estos recursos permite optimizar el presupuesto y mejorar la productividad.

Viáticos y movilidad

Los gastos de transporte, combustible, peajes, parqueaderos, hospedaje y alimentación suelen variar mes a mes, de manera que establecer políticas claras, definir topes y contar con herramientas de control facilita la trazabilidad de cada gasto, reduce errores en los reembolsos y mejora el control del presupuesto.

Papelería y consumibles

Aunque representan una proporción menor del presupuesto, los gastos en papelería, suministros de impresión, cafetería y otros consumibles pueden incrementarse cuando no existe un control sobre las compras o el inventario, razón por la cual conviene revisar periódicamente los niveles de consumo y consolidar pedidos cuando sea posible.

Asesorías externas

Los honorarios contables, jurídicos y de consultoría aportan conocimiento especializado cuando la empresa lo necesita; sin embargo, revisar el alcance de cada servicio, su frecuencia y los resultados obtenidos ayuda a garantizar que la inversión genere valor y responda a una necesidad real.

Cómo clasificarlos en tu contabilidad

Registrar correctamente los gastos administrativos facilita el control financiero, mejora la elaboración de presupuestos y permite analizar en qué áreas se concentra el gasto de la empresa; una clasificación clara también hace más sencillo detectar desviaciones, preparar informes y tomar decisiones con información confiable.

Tipo de gasto	Ejemplos	Recomendación de control
Personal administrativo	Salarios, prestaciones, seguridad social, capacitación	Revisar periódicamente la nómina y compararla con el presupuesto
Servicios y arriendos	Arriendo, energía, agua, internet, telefonía	Controlar vencimientos de contratos y monitorear el consumo
Tecnología	Software, licencias, equipos, mantenimiento	Auditar licencias activas y eliminar herramientas sin uso
Viáticos y movilidad	Transporte, combustible, peajes, hospedaje, alimentación	Definir políticas, topes de gasto y mecanismos de aprobación
Papelería y consumibles	Papelería, impresiones, cafetería	Centralizar las compras y controlar el inventario
Asesorías externas	Contabilidad, servicios jurídicos y consultorías	Evaluar periódicamente el alcance, la frecuencia y el retorno de cada servicio

Más allá del registro contable, lo importante es revisar esta información de manera periódica, ya que un seguimiento constante permite identificar oportunidades de optimización antes de que los gastos impacten el flujo de caja o el presupuesto anual.

5 errores que disparan los gastos administrativos sin que lo notes

No todos los incrementos en los gastos administrativos responden al crecimiento de la empresa; en muchos casos son consecuencia de pequeños descuidos que pasan inadvertidos y, con el tiempo, terminan afectando el presupuesto más de lo esperado.

No revisar los gastos de forma periódica, esperar al cierre del mes o incluso del año dificulta detectar desviaciones a tiempo y reduce la capacidad de reaccionar antes de que el impacto financiero sea mayor.
Mantener contratos o licencias que ya no se utilizan, muchas empresas continúan pagando suscripciones, herramientas o servicios que dejaron de ser necesarios simplemente porque nunca se revisan.
No definir políticas para viáticos y movilidad, cuando no existen límites de gasto, procesos de aprobación o criterios claros, aumenta el riesgo de sobrecostos y el control de los reembolsos se vuelve más complejo.
Realizar compras sin planificación, adquirir insumos únicamente cuando surge la necesidad suele generar costos más altos, además de dificultar la negociación con proveedores y el control del inventario.
Gestionar los gastos con procesos manuales, depender únicamente de hojas de cálculo o comprobantes físicos incrementa el riesgo de errores, retrasa las validaciones y reduce la visibilidad sobre el presupuesto disponible.

Corregir estos errores no requiere grandes cambios; en la mayoría de los casos basta con establecer procesos más claros, revisar la información de manera periódica y apoyarse en herramientas que faciliten el control de los gastos desde el momento en que se generan.

Sigue leyendo: Estrategias de planeación tributaria

Cómo controlar gastos de viáticos con Pluxee Gastos

Cuando una empresa tiene colaboradores que viajan, visitan clientes o se desplazan constantemente, controlar cada gasto puede convertirse en un reto; aparecen comprobantes perdidos, solicitudes de reembolso que llegan semanas después, diferencias entre lo reportado y lo realmente gastado, además de horas invertidas conciliando información que podría estar disponible desde el primer momento.

Con Pluxee Gastos, ese proceso deja de depender de correos, formatos y hojas de cálculo, ya que la empresa puede definir políticas de gasto, establecer montos autorizados, consultar los movimientos en tiempo real y contar con información centralizada para facilitar la conciliación y el seguimiento del presupuesto, lo que reduce la carga operativa y permite tomar decisiones con datos mucho más claros.

Preguntas frecuentes sobre gastos administrativos

¿Cada cuánto conviene revisar los gastos administrativos?

Lo recomendable es hacerlo mensualmente, ya que permite detectar desviaciones, ajustar el presupuesto y tomar decisiones antes de que los sobrecostos afecten las finanzas de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre un gasto fijo y un gasto administrativo?

Un gasto fijo mantiene un valor similar mes a mes, como el arriendo de una oficina; un gasto administrativo, en cambio, corresponde a cualquier desembolso necesario para gestionar el funcionamiento de la empresa, independientemente de que sea fijo o variable.

¿Qué gastos administrativos suelen aumentar con mayor frecuencia?

Los relacionados con nómina administrativa, servicios, tecnología y viáticos, especialmente cuando la empresa crece o no cuenta con procesos de control y seguimiento.

¿Cómo reducir los gastos administrativos sin afectar la operación?

El primer paso es identificar en qué categorías se concentra el presupuesto; después conviene revisar contratos, eliminar gastos innecesarios, centralizar compras y apoyarse en herramientas que faciliten el control de los gastos corporativos.

¿Qué beneficios tiene digitalizar el control de gastos?

Centralizar la información reduce el trabajo manual, agiliza las conciliaciones, facilita el seguimiento del presupuesto y brinda mayor visibilidad para tomar decisiones con datos actualizados.

Te recomendamos leer: Beneficios tributarios para Pymes en Colombia: guía práctica

Un mejor control de los gastos administrativos empieza hoy

A medida que la operación crece, también lo hacen los viáticos, las compras, los reembolsos y las tareas de conciliación; sostener ese control solo con hojas de cálculo y procesos manuales se vuelve cada vez más difícil de escalar. Tener claridad sobre las 30 categorías de gastos administrativos, es el primer paso, pero la verdadera diferencia está en contar con información centralizada y actualizada para tomar decisiones a tiempo, no al cierre del mes.

Si tu empresa todavía gestiona estos gastos con procesos manuales, este es un buen momento para revisarlo. Conoce cómo Pluxee Gastos puede ayudarte a controlar el presupuesto administrativo de tu empresa.