Fechas de entrega dotación laboral Colombia

Fechas de entrega de dotación: guía para empleadores en Colombia

12 Noviembre 2025

Saber con exactitud las fechas de entrega de dotación es vital para tu empresa. De hecho, esta precisión va mucho más allá del mero cumplimiento legal. Te permite, por consiguiente, evitar sanciones, mantener un clima laboral positivo y, sobre todo, mejorar la imagen corporativa de tu organización.

Por ello, planificar la provisión de vestuario y calzado de labor es un acto estratégico. Como tu socio confiable, en Pluxee entendemos que la logística y la administración de este proceso pueden ser complejas, pero soluciones como Pluxee Dotación te ayudan a simplificar este cumplimiento.

Así que, para que no te quede ninguna duda, te invitamos a seguir leyendo. A continuación, desglosaremos cada detalle de la normativa vigente. De esta forma, tendrás todo lo necesario para asegurar el bienestar de tu equipo.

¿Qué es la dotación de tipo laboral y por qué es obligatoria?

La dotación se define legalmente como el suministro de vestido de labor y calzado (Minuto 60, s.f.). Este beneficio, conocido también como dotación de empleados, es una prestación social obligatoria a cargo del empleador. Su propósito es proveer al trabajador de los elementos necesarios para desempeñar su labor; protegiendo su ropa personal y, en algunos casos, su seguridad (Leyes.co, 2025).

El marco normativo principal se encuentra en el código sustantivo del trabajo (CST), específicamente a partir del artículo 230. Además, es fundamental distinguir la dotación laboral de los Elementos de Protección Personal (EPP). Los EPP se rigen por normas de seguridad y salud en el trabajo, se entregan inmediatamente y su suministro no depende ni del salario ni de la antigüedad del colaborador.

Requisitos para los trabajadores beneficiarios

Es importante saber que no todos los colaboradores tienen derecho a esta prestación. Para que la obligación de tu empresa se active, el trabajador debe cumplir con dos requisitos esenciales que demuestran la necesidad y permanencia del auxilio.

Salario máximo (hasta dos SMLV)

El trabajador debe devengar una remuneración mensual que no exceda los dos (2) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV). Es crucial que la remuneración del empleado no supere este límite. Si su sueldo lo excede, tu empresa queda exenta de la obligación. En el sector público, el derecho se reconoce a los empleados oficiales cuya asignación básica mensual no exceda el límite legal.

Antigüedad mínima de servicio para las fechas de entrega de dotación

El colaborador debe haber cumplido más de tres (3) meses de vinculación con la empresa en la fecha de entrega de la dotación. Si el trabajador no cumple con este tiempo, la obligación de la empresa no nace en ese periodo, sino en el siguiente.

Por lo tanto, debes estar atento al momento exacto en que se cumplen los tres meses.

Te invitamos a leer: ¿Cuál es el Valor de la dotación para 2025-2026, según la ley?

¿Qué incluir en la dotación?

Una vez identificado el personal que recibirá el beneficio, tienes que determinar qué elementos debes entregar. Recuerda, por favor, que la ley exige que el suministro se haga "en especie", nunca en dinero, e idóneo para la labor.

Entonces, la dotación debe consistir en los siguientes elementos, adecuados para el clima y las condiciones específicas de la actividad laboral (Leyes.co, 2025):

Vestido de labor adecuado al trabajo. Se refiere a un (1) vestido de labor.
Calzado apropiado. Debe ser un par de zapatos.
Especificidades según sector o labor. Las prendas deben ser adecuadas para el clima y las condiciones específicas en las que se desarrolle el trabajo.

Por último, es tu responsabilidad cubrir el 100 % de los costos, sin descontar nada del salario del empleado.

Te recomendamos leer: Dotación laboral y elementos de protección personal ¿son iguales?

Fechas de entrega de dotación en 2025 y 2026

¡El calendario es lo más importante! Al ser una obligación legal, debes cumplir con los plazos límite. La ley estipula tres periodos de entrega anuales, espaciados cada cuatro meses.

Fechas de entrega de dotación legales para el sector privado

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, las fechas de entrega de dotación para el sector privado son inalterables; y deben ser cumplidas rigurosamente (Leyes.co, 2025). Así, los plazos límite para este sector son antes del:

30 de abril.
31 de agosto.
20 de diciembre.

Fechas de entrega de dotación para el sector público

Aunque las fechas de entrega de dotación son en gran medida las mismas, para el sector público algunas normativas señalan el 30 de diciembre como fecha límite para el tercer periodo anual.

Sin embargo, es conveniente que sepas que los dos primeros plazos son idénticos a los del sector privado.

¿Hay cambios en los plazos de fechas de entrega de dotación 2026?

¡Tenemos buenas noticias! No hay cambios previstos. Dado que las fechas de entrega de dotación son fijas y reglamentarias, las obligaciones de las empresas para los años 2025 y 2026 se mantienen inalteradas; conforme a lo estipulado en la ley (Leyes.co, 2025). Por lo tanto, puedes planificar tu calendario con total estabilidad operativa.

¿Cuáles son las obligaciones y sanciones en caso de incumplimiento?

Si no cumples con la entrega de dotación por ley en Colombia a tiempo, o si entregas dinero en lugar de vestido y calzado, te expones a graves consecuencias. La ley es muy clara al respecto. Los riesgos legales que afectan directamente tus derechos laborales en Colombia son:

Terminación del contrato por justa causa. Omitir la entrega de la dotación constituye un incumplimiento de tus obligaciones como empleador (CST, Artículo 55), lo que podría facultar al trabajador para dar por terminado el contrato con justa causa.
Indemnización de perjuicios. El trabajador puede acudir a la jurisdicción laboral para solicitar una indemnización por los perjuicios causados debido a la falta de suministro. La jurisprudencia respalda que la falta de entrega oportuna genera el derecho a reclamar.
Prescripción del derecho. El derecho a reclamar la dotación no entregada prescribe a los tres (3) años. Estos son contados a partir de las fechas de entrega de dotación incumplidas.

Existe una única condición bajo la cual quedas exento de tu responsabilidad: si el trabajador no usa la dotación que le fue entregada en el periodo anterior. En ese caso, no estás obligado a entregar la del periodo siguiente. 

¿Ya conoces Pluxee Dotación? Tarjetas y bonos digitales que le hacen tu vida más fácil a tu empresa

Descúbrelos aquí

Buenas prácticas internas que recomendamos aplicar en tu empresa

Para evitar sanciones y optimizar la gestión de las dotaciones, te sugerimos que implementes prácticas internas muy claras. Así, mantendrás un control logístico total en tu área de gestión humana. Aquí tienes algunas ideas para organizarte de forma eficiente:

Calendario de RR. HH. para planificar compras y entregas. Planifica las compras con anticipación, asegurando que el stock esté disponible antes de los plazos límite.
Registro y actas de recibido. Documenta formalmente la entrega de calzado y vestido para que puedas demostrar el cumplimiento legal ante cualquier requerimiento.
Verificar proveedores y calidad de prendas. Asegúrate de que las prendas sean adecuadas para el clima y la labor, tal como lo exige la ley.
Comunicación clara con los empleados. Informa a tus colaboradores para que sepan cuándo recibirán su dotación y la importancia de usarla.

Uso de soluciones como Pluxee Dotación

La ley establece que la dotación debe entregarse en especie, nunca en dinero (Leyes.co, 2025). Por eso, una tarjeta de dotación es tu aliada perfecta para cumplir esta regla de manera eficiente.

Al usar Pluxee Dotación, tu empresa obtiene control de gastos y una gestión simplificada. La entrega de dotación laboral por medio de una solución digital te permite cumplir con el formato de entrega de dotación legal al evitar el inventario interno; y garantiza que el trabajador use el beneficio para el fin estipulado. 

Preguntas frecuentes (FAQ)

Si todavía tienes algunas dudas, aquí tienes un breve resumen de las preguntas más comunes sobre las fechas de entrega de dotación:

¿Un trabajador que lleva menos de 3 meses tiene derecho a dotación? No. Debe haber cumplido más de tres (3) meses de vinculación en la fecha de entrega.
¿Puedo entregar dinero en lugar de vestido y calzado? No. El artículo 234 del CST prohíbe expresamente compensar la dotación en dinero (Leyes.co, 2025).
¿Qué hacer si un trabajador entra justo antes de la fecha de dotación? Si no ha cumplido los 3 meses en esa fecha, el derecho a recibir su primer auxilio nace en el siguiente periodo.
¿Cuál es la diferencia con los EPP (Elementos de Protección Personal)? Los EPP se rigen por normas de seguridad y no dependen del salario o antigüedad, a diferencia de la dotación.
¿La dotación debe ser igual para todos los empleados? ¿Qué pasa si las funciones son diferentes? No. Debe ser adecuada para el clima y las condiciones específicas de la labor.
¿Cómo registrar legalmente la entrega de dotación? Con un acta o registro formal de recibido firmado por el trabajador.

Proyección a 2026: ¿hay huellas de cambios legislativos?

Tal como lo mencionamos, la obligación de entregar la dotación para el año 2026 se mantiene inalterada. La ley no ha establecido, hasta el momento, reformas que modifiquen las fechas de entrega de dotación. Por ello, debes planificar tu presupuesto y logística con las fechas de 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre como fijos. 

Cumplir con las fechas de entrega de dotación no es solo una carga legal, ¡es una oportunidad para elevar la calidad de vida de tu equipo! Entender los requisitos de salario y antigüedad y cumplir con las fechas límite es fundamental para proteger tu empresa.

Te recordamos que la omisión en la entrega puede dar lugar a la terminación del contrato con justa causa por parte del empleado, además de indemnizaciones por perjuicios.

Al final, garantizar los derechos de los trabajadores mediante el cumplimiento normativo es la mejor práctica empresarial. Por lo tanto, te invitamos a evaluar Pluxee Dotación como la herramienta que puede simplificar este cumplimiento y aportar valor operativo.