Todo sobre la Retención en la Fuente en Colombia: Guía Completa para Empresas y Profesionales de RRHH

En este artículo, te explicaremos qué es la retención en la fuente, cómo calcularla, quiénes están obligados a practicarla y cómo hacer su declaración y pago ante la DIAN. 

¿Qué es la Retención en la Fuente? 

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos que el gobierno colombiano utiliza para garantizar que los contribuyentes paguen sus obligaciones fiscales de manera oportuna. En otras palabras, en lugar de esperar a que una persona o empresa pague el impuesto en su declaración de renta, se le retiene un porcentaje cada vez que recibe un pago por servicios, salarios, compras o rentas. 

🔹 Finalidad: Evitar la evasión y asegurar el flujo de dinero hacia el Estado.

🔹 Base legal: Regulada por el Estatuto Tributario Colombiano y supervisada por la DIAN.

🔹 Aplicación: Se realiza sobre pagos como salarios, honorarios, comisiones, arrendamientos, dividendos, entre otros.

¿Quiénes están Obligados a Practicar Retención en la Fuente? 

La obligación de retener impuestos no recae sobre cualquier persona, sino sobre aquellas que son consideradas agentes retenedores por la DIAN. 

Agentes Retenedores 

✅ Empresas y personas jurídicas que realizan pagos a terceros. 

✅ Entidades gubernamentales y empresas del Estado. 

✅ Personas naturales con ingresos altos (según topes establecidos por la DIAN). 

🔹 Ejemplo: Si una empresa contrata a un proveedor de servicios, debe retener un porcentaje del pago y entregarlo a la DIAN en nombre del proveedor. 

Casos donde No Aplica la Retención 

❌ Si el pago no supera el mínimo establecido por la DIAN. 

❌ Cuando se trata de transacciones entre entidades exentas. 

❌ Para ciertos productos y servicios definidos como no sujetos a retención. 

¿Cómo se Calcula la Retención en la Fuente? 

Para calcular la retención en la fuente, es necesario considerar tres factores principales: 

1️ Base gravable: El valor sobre el cual se aplica la retención. 

2️ Tarifa aplicable: Depende del concepto del pago (salario, honorarios, compras, etc.). 

3️ Normativa vigente: Las tarifas varían cada año según la DIAN. 

🔹 Fórmula básica: 

Retención en la fuente =  Base gravable X Tarifa de Retención 

Ejemplo Práctico✍️: 

Si un profesional independiente emite una factura por $10.000.000 y la tarifa de retención es del 10%, entonces la empresa que lo contrata debe descontarle $1.000.000 y pagarle $9.000.000. 

💡 Consejo: Para evitar errores, usa las tablas de retención publicadas por la DIAN y ten en cuenta las actualizaciones anuales. 

Sigue leyendo: Cómo calcular las prestaciones sociales de tu empleado⬅️ 

Tarifas de Retención en la Fuente para 2025 

Las tarifas varían según el tipo de ingreso. Aquí te dejamos un resumen con las más comunes: 

🔹 Importante: Estas tarifas pueden cambiar, por lo que es recomendable revisar las actualizaciones anuales de la DIAN. 

Retención en la Fuente por Tipo de Impuesto 

Existen diferentes tipos de retención en la fuente dependiendo del tributo al que correspondan: 

✅ Retención en la Fuente en Renta 

• Aplica sobre ingresos por salarios, honorarios, intereses, arrendamientos y otros.
• Se descuenta directamente del pago y se abona a la declaración de renta anual. 

✅ Retención en el IVA 

• Se aplica cuando una empresa paga a un proveedor de bienes o servicios sujetos a IVA.
• La retención suele ser del 15% o del 50% sobre el IVA facturado. 

✅ Retención en Industria y Comercio (ReteICA) 

• Se practica en operaciones comerciales dentro de ciertas ciudades y municipios.
• La tarifa varía según la actividad económica y la localidad. 

🔹 Otras retenciones: Existen otras retenciones como en intereses, comisiones y dividendos, cada una con reglas específicas. 

Declaración y Pago de la Retención en la Fuente 

Si eres agente retenedor, debes cumplir con los siguientes pasos: 

1️⃣Presentar la declaración de retención en la fuente: Se hace mediante el Formulario 350 de la DIAN. 

2️⃣Pagar el valor retenido: Se hace a través de los bancos autorizados o plataformas electrónicas.

3️⃣Cumplir con los plazos establecidos: La DIAN publica un calendario tributario con las fechas de vencimiento.

🚨 Multas y Sanciones: 

❌ No declarar o pagar a tiempo puede generar multas e intereses de mora. 

❌ La DIAN puede imponer sanciones si se detectan errores o incumplimientos. 

Exenciones y Casos Especiales 

Algunas personas y empresas pueden estar exentas de la retención en la fuente o acceder a beneficios tributarios: 

✅ Personas con ingresos bajos: Si no superan el umbral definido por la DIAN. 

✅ Organizaciones sin ánimo de lucro: Bajo ciertas condiciones. 

✅ Actividades económicas específicas: Algunas industrias tienen tarifas reducidas o exentas. 

💡 Consulta con un contador para verificar si aplicas a alguna exención. 

Preguntas Frecuentes (FAQ) 

🔹 ¿La retención en la fuente es un impuesto adicional? 

No, es un anticipo del impuesto que se debe pagar en la declaración anual.

🔹 ¿Cómo afecta la retención en la fuente a mi declaración de renta? 

El valor retenido se descuenta del impuesto total a pagar, reduciendo la carga tributaria final.

🔹 ¿Qué pasa si no me aplican retención cuando deberían? 

Podría haber sanciones tanto para el pagador como para el receptor del pago si la DIAN detecta la omisión.

Conclusión y Recomendaciones 

• Lleva un control riguroso de la retención en la fuente para evitar sanciones.
• Consulta las tarifas actualizadas cada año en la página de la DIAN.
• Apóyate en herramientas digitales para hacer los cálculos de manera automática.
• Asesórate con un contador si tienes dudas sobre cómo aplicarla correctamente.

📌 Fuentes oficiales: Revisa siempre el portal de la DIAN para estar al día con la normativa vigente.